Vejledning – foreningshjemmeside

Som kunde i SJELDANI har din forening adgang til jeres egen brugervenlige hjemmeside.

Log på som redaktør

For at komme i gang med at redigere hjemmesiden logger du på som redaktør. Det gør du ved at klikke på “For bestyrelse” og derefter klikke på “Rediger hjemmeside”. Du logger på med jeres brugernavn og kode, hvorefter der er adgang til at redigere hjemmesiden. Første gang du logger på, præsenteres du for betingelserne for brug af hjemmesiden, som du skal “Acceptere” for at komme i gang. Herefter får du følgende skærmbillede.

Menu og sideoversigt

Til venstre ses den grønne menu, til højre for den en oversigt over alle oprettede sider på hjemmesiden, samt hvilken sektion siderne tilhører. Ud for hver side er der to knapper – “rediger” og “slet”. For at redigere forsiden klikkes på “rediger” til højre for “Forside”.

Hjælpetekster

Bemætk iøvrigt, at der øverst på alle sider er en gul boks. Denne boks indeholder hjælpetekst til den side, du er på.

Redigér forsiden

Efter du har klikket på “rediger” til højre for “Forsiden”, ser du følgende skærmbillede.

Det øverste felt “Navn” er sidens navn. Under det finder du feltet “Adresse”, hvor du kan klikke og se den side, du redigerer. I feltet “tekst” skriver du den tekst, du ønsker skal vises på siden. Afslut med at klikke på “Gem ændringer”.

Under “Billeder” tilføjer du fire billeder, der fungerer som links til sektionerne “Boligerne”, “Ejendommen”, “Området” og “Information”.

Endelig kan du under “Galleri” tilføje billeder til galleriet i midten af forsiden (klik på knappen “Gennemse”). Du kan tilføje et ubegrænset antal billeder til galleriet, ligesom du kan skrive en billedtekst til hvert billede. Afslut igen med “Gem ændringer”.

Redigering af tekst

I feltet “Tekst” kan du vælge skriftstørrelse, skriftfarve, skrifttype m.m. Det ligner en del af de funktioner, der også kendes i tekstbehandlingsprogrammer som f.eks. Microsoft Word. Redigering af tekst er identisk på alle sider på foreningshjemmesiden.

Her er også mulighed for at indsætte billeder frit i teksten via knappen øverst til højre i teksteditoren. Her uploades alle billeder, der bagefter kan sættes ind i valgfri størrelse og placering.

Oversigt over sider

For at komme til oversigten over alle oprettede sider, klikker du på “Hjemmeside” øverst til venstre. Du vælger nu en anden side at redigere, f.eks. siden “Om ejendommen”.

Redigering

Ligesom på forsiden, kan du ændre sidens navn.Består jeres forening f.eks. af rækkehuse, kan det vær, at titlen “Om rækkehusene” er mere relevant. I feltet “Tekst” skriver du den tekst, du ønsker skal vises på siden, og billeder tilføjes under “Galleri”.

Afslut med at klikke på “Gem ændringer”, hvorefter dine ændringer straks er synlige på hjemmesiden.

Tilføj dokumenter

På de fleste sider er der mulighed for at tilføje et ubegrænset antal dokumenter eller filer, som de besøgende kan downloade. Dette gøres nederst på siden ved “Dokumenter og filer”. Giv først det dokument du vil tilføje en sigende beskrivelse (f.eks. tilbud, budget 2020 osv.). Klik derefter på “Gennemse” og find dokumentet. Afslut med at klikke på “Upload dokument/fil”.

Del dokumenter

Vend tilbage til oversigten ved ar klikke på “Hjemmeside” øverst til venstre. Vælg denne gang “rediger” ud for siden “Om foreningen”. På næsten alle sider kan du tilføje dokumenter, der har relevans for den specifikke side. Du kan tilføje alle filtyper, og filens type og størrelse bliver automatisk vist på hjemmesiden.

Du starter med at beskrive filen, hvorefter du klikker på “Gennemse” og finder filen, der skal tilføjes. Efterhånden som du tilføjer filer, vises disse nederst på siden under “Uploadede dokumenter og filer”. Du kan sortere filerne ved at give dem et nummer i boksen “Rækkefølge”.

SJELDANI deler foreningens nøgledokumenter via siden “Dokumentarkiv”. Således slipper jeres forening for selv at opdatere med vedtægter, årsrapporter osv.

Kontaktpersoner

Fra oversigten over alle sider, kan du vælge at redigere siden “Kontaktpersoner”.

I feltet “Tekst” skriver du en oversigt over foreningens kontaktpersoner. Det kan f.eks. være kontaktoplysninger og træffetider for vicevært, låsesmed, elektriker m.m.

Bruger foreningen ikke fast kontaktpersoner, kan sides slettes ved blot at trykke “Slet” på oversigtssiden. Som en sikkerhed popper en boks, hvor du skal trykke “OK” for at godkende, at siden slettes.

Kalender

Foreningens kalender bruges til at give et overblik over kommende begivenheder af relevans for foreningen – generalforsamlinger, arbejdsdage, festligheder, byggesager m.m.

For at oprette en kalenderaftale vælges “rediger” ud for kalender. Derpå udfyldes de relevante felter, f.eks. overskrift, dato, tid og sted. Det er også muligt at give både en kort og en lang beskrivelse af begivenheden – og dermed f.eks. også indsætte dagsordenen for en generalforsamling i den lange beskrivelse.

Afslut med “Opret kalenderaftale”, og den er med det samme synlig på hjemmesiden. Du kan efterfølgende redigere eller slette oprettede kalenderaftaler.

Kalenderaftaler slettes automatisk dagen efter begivenhedens dato.

Tilføj ny side

Du kan tilføje et ubegrænset nye sider til jeres hjemmeside. Klik på “Vælg side” i rullemenuen, og vælg den side, du ønsker at tilføje. Det vil som regel blot være “Ny side”, du har brug for, men i nogle tilfælde kan du også tilføje en ekstra kalender, et nyt områdekort eller lignende.

Når du har klikket “Tilføj side”, vil den nye side være synlig i den sektion, du har føjet den til. Klik på “rediger” og tilpas siden – giv den f.eks. et sigende navn og tekst. Husk at afslutte ved at klikke “Gem ændringer”.

Nyheder

Med denne funktion kan I let publicere informationer og nyheder til beboerne i foreningen. Beboernyheder vises under “For beboere” på hjemmesiden og bliver automatisk vist med nyeste først. Overskrifterne fra de seneste fem nyheder vises automatisk til venstre på alle sider.

Klik på det grønne menupunkt “Nyheder” for at se en oversigt over eksisterende nyheder. Klik “Rediger” for at redigere nyheden eller se (eller slet) beboernes kommentarer til nyheden.

For at oprette en ny beboernyhed klikker du på “Opret nyhed” og udfylderne felterne “Overskrift”, “Tekst” og “Dato”. Det er også muligt at tilføje et dokument til nyheden. For at koble en afstemning til nyheden vælges “Vælg afstemning” fra rullemenuen. Afslut ved at klikke på “Opret nyhed”.

Oprettede nyheder kan kommenteres af alle beboere, som på den måde kan være med til at præge foreningens udvikling.

Efter du har oprettet en nyhed og klikket på “Opret nyhed”, kommer knappen “Send nyhed som nyhedsbrev” til syne. Hvis du klikker på den, overføres nyhedsteksten til et nyhedsbrev, der kan sendes pr. email til beboerne. På den måde kan du let lægge en nyhed på både hjemmesiden og sende den via email.

Afstemninger

Med en afstemning har du mulighed for at oprette en vejledende afstemning om forskellige spørgsmål. Beboerne kan derefter vælge en af dine svarmuligheder og let og hurtigt give deres mening til kende.

For at oprette en afstemning klikker du på den grønne knap “Afstemninger” og udfylder feltet spørgsmål. Afstemningens spørgsmål fungerer også som afstemningens overskrift.

Derpå vælger du, om beboerne skal kunne stemme anonymt, eller om du ønsker, at de skal skrive navn, adresse og lignende i forbindelse med deres stemmeafgivelse.

Herefter angiver du de svarmuligheder, beboerne skal kunne vælge mellem. Når svarmulighederne er oprettet, er afstemningen klar til at blive publiceret sammen med en beboernyhed, som også kan indeholde forklarende tekst til afstemningen.

Klik på den grønne knap “Nyheder” og “Opret nyhed”. Skriv nyheden og tilknyt afstemningen med rullemenuen nederst. Når du derpå klikker “Opret nyhed” er nyhed og afstemning lagt på jeres hjemmeside, og du kan evt. orientere beboerne ved at sende et nyhedsbrev, hvor du beder dem besøge jeres hjemmeside og stemme.

Bookings

Klik på den grønne knap “Bookings” og “Opret booking”. Start med at give bookingen et navn, såsom “Fælleshuset” eller “Vaskeriet”. Skriv evt. en beskrivelse af bookingen, samt en standardtekst, der sendes til den beboer, der har foretaget en booking, når en booking er godkendt.

Tag stilling til, om bookinger skal godkendes, eller om en beboers booking automatisk skal være gældende, og endelig om I vil orienteres pr.mail, når der er foretaget en booking via hjemmesiden.

Er det der bookes f.eks. vaskemaskiner, kan der oprettes perioder på dagen, således, at der f.eks. kan bookes kl. 8-10, kl. 10-12 osv. Perioden kan også hedde hele dagen.

Når en beboer har booket, kan du som redaktør godkende eller slette booking-ønsket, hvorefter beboeren automatisk orienteres pr. mail.

Nyhedsbreve

En nyhed kan kombineres med en anden funktion på foreningssiden – nemlig nyhedsbreve.

Med nyhedsbrevet kan bestyrelsen sende f.eks. nyheder, referater, og indkaldelser let og hurtigt. Fordelen ved et nyhedsbrev fremfor at oprette en beboernyhed er, at nyhedsbrevet mailes direkte til beboerne. De behøver således ikke besøge foreningens hjemmeside. Med nyhedsbrevet kan I sige farvel til meget af papiret og sende informationer og nyheder nemt og hurtigt. Samtidig hjælper nyhedsbrevet med at spare foreningen udgifter til f.eks. papir, kopiering osv. – hvilket også gavner miljøet.

Afsend nyhedsbrev

Brug denne funktion, hvis du har information, der skal sendes som mail til beboerne. Rediger evt. afsendernavn og afsender email og udfyld emnelinjen.

Bemærk, at der øverst i teksten til nyhedsbrevet står “Kære #NAME#”. Koden #NAME# sætter automatisk navnet ind, når mailen sendes. Dermed får mailen et mere personligt præg.

Der kan også linkes til filer, der således kommer ud sammen med nyhedsbrevet. Klik blot “Gennemse”, og klik på det dokument, der skal ud med mailen, såsom et tekstdokument eller et billede.

Modtagere af nyhedsbrev. Hvis du klikker “Modtagere af nyhedsbrev” vises en oversigt over modtagerne.

Opret modtager. Beboerne kan selv tilmelde sig nyhedsbrevet via hjemmesiden på siden “Nyhedsbrev”. Bestyrelsen kan også selv tilmelde beboere via “Opret modtager”.

Bekræftelsesmail. Sættes hak i “Aktiveret”, får dem der tilmelder sig nyhedsbrevet automatisk en bekræftelsesmail.

Bestyrelsesmedlemmer

Ved at præsentere bestyrelsesmedlemmerne på hjemmesiden, har du mulighed for at informere beboerne om, hvordan og hvornår bestyrelsen kan kontaktes.

Det er valgfrit hvor mange af felterne, du udfylder – det er nok at udfylde feltet “Navn”, hvis et bestyrelsesmedlem ikke ønsker at oplyse mail eller telefonnummer. I feltet fritekst kan der oplyses om, hvilke emner, man skal kontakte hvilket bestyrelsesmedlem om – på den måde kan du altså medvirke til, at hvert bestyrelsesmedlem kun får spørgsmål han/hun kan svare på.

På siden “Kontakt bestyrelsen” kan det også være en god idé at skrive overordnede retningslinjer for kontakt til bestyrelsen – f.eks. “Kontakt venligst ikke bestyrelsen efter kl. 20 medmindre din henvendelse er akut”.

Kontakt

På siden “Kontakt”, hvor bestyrelsen præsenteres, er der også en kontaktformular. Med kontaktformularen kan alle sende en besked til foreningen, uden at I behøver oplyse personlige email-adresser. På den måde kan beboere, potentielle tilflyttere, myndigheder m.fl. let kontakte jer, og bestyrelsen bestemmer selv, hvornår de vil svare.

Henvendelser kan enten besvares via redaktør-delen eller via eget mailprogram. Ønsker I ikke at have kontaktformularen aktiveret på jeres hjemmeside, kan du klikke “Indstillinger” og fjerne hakket i “Kontaktformular slået til”.

Indstillinger

Siden “Indstillinger” giver dig muligheder for at justere indstillingerne for jeres hjemmeside.

• Under “Kodeord” kan koder til sektionerne “For beboere” og “For bestyrelse” ændres. Hvis feltet er tomt, betyder det, at sektionen ikke er beskyttet af et kodeord – og dermed tilgængelig for alle.
• Du kan også vælge, om siden skal have et lyst eller mørkt design, samt vælge jeres egen hovedfarve.
• Du kan vælge, om kontaktformularen skal være slået til eller fra, hvilken email den sendes til, samt hvortil evt. kommentarer til beboernyhederne skal sendes.
• Under iøvrigt kan der indsættes en trackingkode, så I kan få en statistik over besøgende m.m. Har foreningen en gruppe på sociale medier som Facebook og Twitter, kan I nederst også indsætte et link til den.

Support/vejledning

Det sidste punkt i menuen til venstre er “Support/vejledning”. Her kan du skrive og få hjælp, hvis noget driller – eller du kan komme med forslag eller spørgsmål. Vi forsøger at besvare henvendelser i løbet af 24 timer på hverdage.

Endelig kan du under “Vejledning” hente seneste version af denne vejledning til brug af foreningshjemmesiden.

God fornøjelse med jeres forenings hjemmeside!