Privatlivspolitik

Hos SJELDANI behandler vi mange oplysninger om de ejendomme, vi administrerer og dermed også oplysninger om dig, hvis du bor i en af disse ejendomme.

De oplysninger vi behandler, tilhører din andelsboligforening, ejerforening, haveforening, gårdlav eller ejeren af den ejendom, som du bor til leje i.

Vi behandler kun data, som er nødvendige i forbindelse med administrationen af den ejendom, som du bor i og vi opbevarer dem kun, så længe der er brug for det – vi sletter oplysninger, når der ikke længere er brug for dem.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at skrive til os på info@sjeldani.dk.

Behandling af personoplysninger

Hos SJELDANI behandler vi følgende personoplysninger om medlemmer af foreninger og beboere i de ejendomme, vi administrerer:

Almindelige personoplysninger:
– Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, lejemålsnummer
– Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation
– Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita
– Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen samt leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt,  lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager, boligstøtte
– Årsag til fraflytning, herunder dødsfald eller flytning til plejehjem

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer

Oplysninger om ansatte i de ejendomme vi administrerer: 

Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse 
Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund 
– Familiemæssige forhold og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende 
– Oplysninger til ansættelses- og lønadministration, herunder lønoplysninger, kontooplysninger, skattekort, uddannelse, anciennitet, bibeskæftigelse, arbejdstid og -opgaver, adgangsnøgler og -kort, ferieafholdelse, sygefravær, barselsfravær, medarbejdergoder, socialsikring, pension, straffeattest, advarsler, påtaler, bortvisning og opsigelse 

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer
– Evt. tilhørsforhold til en fagforening
– Evt. alkohol- eller narkomisbrug

Oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere for de ejendomme og foreninger, vi administrerer: 

Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse
– Titel, erhverv, stilling og uddannelsesmæssig baggrund
 
Oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer: 

Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse
– Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, uddannelsesmæssig baggrund 
– Oplysninger om ejerskab af selskaber eller ejendomme, der indgår i kundeforholdet samt tilhørende forhold, som forsikring, bankoplysninger, regnskabs- og skatteoplysninger, tegningsrettigheder og fuldmagtsforhold
– Hvidvasklegitimation, herunder billedlegitimation af kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
– CPR-nummer
 

SJELDANI behandler som normalt ikke særlig følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Der kan dog undtagelsesvist være sager omkring lejeretlige eller foreningsretslige forhold, hvor SJELDANI til sikring af Kundens rettigheder efter anden lovgivning vil behandle følsomme personoplysninger, såfremt vi f.eks. har behov for at registrere et strafbart forhold i eller i forbindelse med Kundens ejendomme, herunder for at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som ophævelsesgrundlag.

Endelig kan SJELDANI undtagelsesvist foretage behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med håndtering af personalemæssige forhold for Kundens medarbejdere tilknyttet Kundens ejendomme, enten til at sikre Kundens krav på refusion, eller kompensation for en offentligretlig eller forsikringsretlige dækning eller til at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som anmelder vedrørende er strafbart forhold.

Indsamling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne om dig fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:
– Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn  
– Ejendomsmæglere 
– Udlejer 
– Udlejers/foreningens tidligere ejendomsadministrator
– Andre medlemmer af foreningen eller beboere i ejendommen
 

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund. 

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis, at det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig, behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven og Hvidvaskloven samt behandling med samtykke.

 
Formålene med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
– Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
– Opfyldelse af lovkrav
– Administration af din relation til os eller til vores kunder
 

Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere: 
– Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende
– Opfyldelse af lovkrav 
– Administration af din relation til os eller til vores kunder
 

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:
– Håndtering af ansættelsesforhold
– Opfyldelse af lovkrav
– Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
 

Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:
– Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale
– Opfyldelse af lovkrav
– Administration af din relation til os eller til vores kunder
 

Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:
– Håndtering af administrationsaftale
– Opfyldelse af lovkrav (Hvidvaskloven)
– Administration af din relation til os eller til vores kunder
 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det. 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.  

Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Bliver ejendomme solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til køber. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere. Hvis administrationen af din ejendom overgives til en anden administrator.

Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.

Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Sikkerhed

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler og Behandlingsregler, der følger af vores ISO-certificerede kvalitetsledelsessystem.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
– Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
– Retten til indsigt i egne personoplysninger
– Retten til berigtigelse 
– Retten til sletning 
– Retten til begrænsning af behandling
– Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
– Retten til indsigelse 
 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.

Nyhedsbreve

Hvis du har tilmeldt dig en af vores nyhedsbreve, registrerer vi dit navn og din mailadresse. Oplysningerne benyttes til at udsende nyhedsbreve. 

Du kan afmelde dig vores nyhedsbreve. Du skal blot meddele os, at du ikke længere ønsker at modtage nyhedsbreve fra SJELDANI, så sletter vi alle oplysninger om dig i vores oversigt over modtagere af nyhedsbreve.

Ændringer af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.